Close

Vrienden functies


Deze pagina is bestemd voor de vriendencommissie.


Overzichten
  • Toon alle vrienden (alfabetisch)
  • Toon nieuwe vrienden (laatste 3 maanden)
  • Toon nieuwe vrienden die administratief nog niet in orde zijn
Welkomst e-mails voor nieuwe vrienden
  • Toon nieuwe vrienden die nog een welkomstbericht moeten ontvangen (contributiegegevens al bekend)
  • Toon nieuwe vrienden die nog een welkomstbericht moeten ontvangen (contributiegegevens nog niet bekend)
Vervolg e-mails om ontbrekende gegevens op te vragen
  • Toon nieuwe vrienden die op deze boodschap nog niet gereageerd hebben
  • Toon nieuwe vrienden wel machtiging, geen IBAN en/of bedrag hebben opgegeven
Algemene functies voor e-mail en brieven
  • Maak e-mail voor vrienden
  • Maak brief voor vrienden
  • Open vrienden mailbox

Als zich nog specifieke situaties voordoen waarvoor een standaard e-mail gewenst is: laat het weten!


Gang van zaken bij nieuwe vrienden

Als een nieuwe vriend zich aanmeldt worden zijn gegevens in de relatiedatabase geplaatst door een bestuurslid of de webmaster. Daarna moeten er een aantal standaard handelingen worden uitgevoerd:

  1. De nieuwe vriend moet een welkomstbericht krijgen (bvk per e-mail)Er zijn twee mogelijkheden: zijn contributiegegevens zijn al bekend (bv. bij mondelinge aanmelding aan de vriendencie), of niet. Voor beide situaties zijn standaard e-mails beschikbaar.Als deze e-mail wordt verzonden wordt dit in de database aangegeven. Daarmee verdwijnt deze vriend uit de lijst van nieuwe vrienden die nog een welkom moeten ontvangen.
  2. Als het goed is reageert de nieuwe vriend aan vriendencie@… De contributiegegevens moeten worden doorgegeven aan een bestuurslid of de webmaster, zodat ze in de database worden opgenomen. Hiermee zijn de gegevens compleet en is de inschrijving rond.
  3. Als de nieuwe vriend binnen een redelijke periode niet reageert kan een herinnering worden verzonden. Dat kan ook als bepaalde gegevens ontbreken. Standaard e-mails voor diverse situaties zijn beschikbaar.
  4. Als ook op de herinnering niet wordt gereageerd moet de nieuwe vriend uit de relatiedatabase verwijderd worden. Meld dat aan een bestuurslid of de webmaster.

Gang van zaken bij opzegging of overlijden

Bij opzegging of overlijden van een vriend moet de wijziging eveneens door een bestuurslid in de database worden ingevoerd. Geef dit dus door aan een bestuurslid. Let daarbij op het volgende:

  1. Bij opzegging: haal vinkje weg bij “vriend“. Als de oud-vriend heeft aangegeven ook geen informatie meer te willen ontvangen, dienen ten minste emailadres en postadres te worden verwijderd.
  2. Bij overlijden: plaats een vinkje bij “overleden” en verwijder in ieder geval het email-adres, bij voorkeur ook het postadres.

Voorkomen moet worden, dat oud-vrienden ongewenst informatie (email of brieven) van ons ontvangen.